退職証明書とは何?【発行・内容・手続き・離職票との違いを解説】

転職が決まると、転職先企業から「退職証明書」の提出を指示されることがあります。

どのような書類なのか、どこで発行してもらえるのかなど、意外と知らない人も多いようです。

では、「離職票」とはまた違う退職証明書について、ご説明しておきます(※2016年現在)。

 

退職証明書とは?

 

退職証明書は、その名の通り、会社を退職したという事実証明の書類のこと。

発行者は、自身が退職まで勤務していた会社になります。

政府より義務付けられている公文書ではないので、退職・退職予定の自身が会社へ申し出ない限り、発行はされません。

 

そして、退職証明書の形式は企業により異なります。

 

退職証明書の発行について

 

退職証明書は、転職先より提出を求められた時に必要となります。

その利用目的とは、履歴書や職務経歴書などの内容、給与について詐称がないかどうか、退職理由は何だったのかを確認することが主です。

 

全ての企業がその確認を行っているというわけではありませんが、老舗企業や過去に採用関連のトラブルを抱えた経験がある企業などは特に、退職証明書にて確認を取る傾向にあるようです。

 

転職先で、退職証明書を提出する指示を受けたからといって、経歴などを疑われているのではないかと心配する必要はありません。

 

あくまで、入社のために必要な手続き書類の1つとして捉えましょう。

 

また、手元に離職票がない時に、国民健康保険での加入申請や、ハローワークの失業給付金手続きにも活用できる書類です。

 

退職証明書の発行は、退職者・退職日が決定している退職予定者の申請があった場合に、会社が遅滞なく行うことを義務付けられており、その義務については、「労働基準法第22条1項(https://ja.wikibooks.org/wiki/%E5%8A%B4%E5%83%8D%E5%9F%BA%E6%BA%96%E6%B3%95%E7%AC%AC22%E6%9D%A1)」にて定義されています。

 

退職証明書の内容について

 

退職証明書は、退職者の「勤務期間(使用期間)」、「地位(役職)」、「業務の種類」、「給与」、「退職理由」の5項目より、明記する項目を選ぶことが可能です。

ただし、あまりに少ない項目を選択すると、転職先企業によっては、隠し事をしているのではと疑われることにもなりかねませんから、よほどの事情がない限り、全項目を選択することがお勧めです。

 

発行を申請された退職先の会社側は、申請者が指定した項目以外で証明してはいけないと定められていますが、転職先の会社側がその項目を指定することもあるので、その時は当然ながら指示に従いましょう。

 

ハローワークや役所などにて離職票の代用に活用する場合は、退職したという事実、国民健康保険の申請には、社会保険脱退の確定日を証明できさえすれば、使用可能です。

 

退職証明書発行の手続き

 

上記に挙げた5項目から選択、退職証明書の内容が決まれば、退職先の会社に発行申請を行います。

 

既に退職している人は、電話での申請も可能です。

明記する項目を間違えたり、伝え忘れたりしないようにしましょう。

企業によって作成の形式、プロセスは違いますから、発行までの日数も変わってきます。

 

書類を受け取りたい日時の提示と、間に合うかどうかの確認は、必ず忘れないようにしましょう。

もちろん、受取方法についても確認をしておきましょう。

受け取った時にも、その内容の確認を必ずしておきましょう。

 

退職証明書発行についての注意点

 

退職証明書は、退職者・退職日が決定している退職予定者の任意により発行される書類です。

退職前であっても、事前に申請しておけば、退職日に受け取ることもできますから、希望する場合は、必ず申請しておきましょう。

ここで注意しておきたいことは、発行においての「時効」です。

退職後2年間は、申請されれば遅滞せず発行しなくてはいけないと義務付けられています。

 

ただし、2年を過ぎれば時効とされており、退職先には発行義務がなくなります(労働基準法活用ガイド http://xn--eckp2gv47mt8bq7l251blxag3gwux.com/entry215.html) 。

 

いざという時に時効だったいうこともありますから、申請は早めにしておくといいでしょう。

 

もし、退職後2年が経過してから転職活動を行い、転職先が決まって、転職先企業より退職証明書の提出を求められた場合に、発行義務における時効が既に成立しており、前職の会社から発行してもらえないこともあるはず。

 

その時はまず、転職先に相談しましょう。

 

発行義務の時効については、当然全企業に共通していますから、企業側としても納得し提出不要としてくれたり、代用として離職票の提出を求めるケースも多いようです。

 

離職票と退職証明書の違い

 

「離職票(雇用保険被保険者離職票)」とは、退職証明書と同じく、「退職した事実を証明する書類」です。

 

退職先の会社側が発行しますが、そのタイミングは、退職日~10日以内として義務付けられています。

 

一般的に、退職日に手渡しされるか、後日自宅に郵送となります。

ちなみに、「雇用保険被保険者資格喪失届」、「雇用保険被保険者離職証明書」も同時発行され、退職先の会社からハローワークへ10日以内に提出されます。

 

※離職票についての詳細は、「ハローワーク利用案内(http://hellowork.kilo.jp/risyokuhyou.html)」をご参照下さい。

 

退職証明書と大きく違う点と言えば、退職の際に「必ず発行される」ということ。

公文書としての機能を備えていますから、ハローワークに退職証明として提出する他、国民健康保険料、失業給付金額、確定申告での税金徴収額などを決定する際に必要となります。

 

記載項目では、「退職日」、「退職年の給与総額」、「退職理由」や「雇用形態」などで、様式に多少の違いがあるものの、記載項目は全社共通に課せられています。

 

退職証明書と離職票は、発行期間や必要となるタイミングが違ってきますから、退職時に必ず確認をしておきましょう。

 

・関連ページ >>履歴書と職務経歴書の違い【目的・内容量・書き方を説明】